RODO
DobryGabinet umożliwia automatyczne odbieranie tzw. „zgody RODO” od pacjentów. Jest to wymóg wynikający z przepisów RODO, które weszły w życie 25 maja 2018 roku. „Zgoda RODO” to potwierdzenie spełnienia obowiązku informacyjnego wobec pacjenta. W praktyce oznacza to, że gabinet lub terapeuta musi wykazać, iż poinformował pacjenta o przetwarzaniu jego danych osobowych i uzyskał na to zgodę.
System pozwala na odbieranie zgody zarówno w imieniu poszczególnych terapeutów, jak i w imieniu właściciela ośrodka lub gabinetu. Cały proces jest zautomatyzowany, a udzielona przez pacjenta zgoda zostaje zapisana w systemie.
Dzięki temu administrator danych (np. właściciel ośrodka lub gabinetu) uzyskuje zgodę na przetwarzanie danych szczególnych kategorii, tzw. „danych wrażliwych”, takich jak dane o stanie zdrowia.
System spełnia również wymóg „zasady rozliczalności” – pozwala wykazać, że zgoda została faktycznie udzielona.
Jak działa automatyczne odbieranie zgody RODO?
Procedura pozyskiwania zgody została zaprojektowana tak, aby była:
- wyraźna – pacjent musi ją potwierdzić w dwóch krokach,
- udokumentowana – administrator może wykazać fakt jej udzielenia.
Nasze rozwiązanie spełnia wymogi RODO dotyczące zgody na przetwarzanie danych wrażliwych i pomaga administratorowi wywiązać się z obowiązku rozliczalności.
Prośba o zgodę jest automatycznie wysyłana do pacjenta mailem. Wiadomość zawiera link prowadzący do formularza zgody. Po jego potwierdzeniu zgoda zostaje zapisana w systemie.
Ustawienia RODO w programie
Jak ustawić automatyczne odbieranie zgód RODO?
Aby skonfigurować powiadomienia, należy przejść do zakładki „Ustawienia” → „RODO” i określić:
- Administratora danych – terapeuta lub właściciel ośrodka/gabinetu,
- Czy mają być wysyłane automatyczne maile po przypisaniu terapeuty do pacjenta (jeśli to terapeuta jest administratorem danych),
- Czy mają być wysyłane automatyczne maile do nowych pacjentów z prośbą o zgodę,
- Format zgody – różne wersje zgody w zależności od wieku pacjenta (dorosły / dziecko) i rodzaju terapii:
- logopedyczny,
- psychoterapeutyczny,
- uniwersalny.
Wybór administratora danych
Jeśli w ośrodku pracuje kilku terapeutów i każdy z nich odpowiada za swoich pacjentów, administratorem danych jest terapeuta. W takim przypadku należy wybrać opcję „Terapeuta”.
Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się centralnie – przez gabinet lub ośrodek – administratora należy ustawić jako „Gabinet”.
Automatyczne maile po dodaniu terapeuty do pacjenta
Jeśli administratorem danych jest terapeuta, można zdecydować, czy system ma wysyłać do pacjenta automatyczną wiadomość z prośbą o zgodę RODO po przypisaniu nowego terapeuty.
Automatyczne maile dla nowych pacjentów
Można również ustawić, czy po dodaniu nowego pacjenta system będzie automatycznie wysyłał wiadomość e-mail z prośbą o zgodę RODO.
Jak wygląda zgoda RODO w praktyce?
Treść zgody wysyłanej do pacjenta zależy od wybranego rodzaju terapii. Można ustawić osobne wersje dla pacjenta dorosłego i dziecka. W przypadku dziecka zgoda zostaje automatycznie dostosowana do opiekuna prawnego.
Treść zgody można sprawdzić w sekcji „Ustawienia dokumentu”. Po wybraniu wieku pacjenta i rodzaju zgody (psychoterapeutyczna, logopedyczna, uniwersalna), można ją edytować i zapisać.
Jak wygląda wiadomość e-mail z prośbą o zgodę RODO?
Wiadomość e-mail zawiera prośbę o wyrażenie zgody oraz link prowadzący do formularza. Po kliknięciu pacjentowi otworzy się strona z następującymi informacjami:
- tytuł: „Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w związku z terapią lub konsultacją [rodzaj terapii]”,
- treść zgody – zgodna z wybranym typem,
- checkbox: „Ja, [imię i nazwisko pacjenta], wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa i adres administratora danych] w celu przeprowadzenia terapii lub konsultacji”,
- przycisk „Zapisz”.
Po kliknięciu przycisku pacjent otrzymuje potwierdzenie udzielenia zgody.
Ręczna wysyłka maila z prośbą o zgodę
Zgodę RODO można również wysłać ręcznie.
Aby to zrobić:
- Przejdź do zakładki „Pacjenci”.
- W tabeli znajdź pacjenta, do którego chcesz wysłać prośbę.
- Otwórz jego kartę, przejdź do zakładki „RODO” i kliknij „Wyślij zgodę RODO”.
Alternatywnie, zaznacz pacjenta w tabeli – nad tabelą pojawi się przycisk „Wyślij zgodę RODO”. Kliknięcie uruchomi wysyłkę wiadomości e-mail z linkiem.
Dodatkowe pytania
Czy można ręcznie odznaczyć zgodę RODO?
Tak. Na karcie pacjenta możesz kliknąć przycisk „Ten pacjent zapoznał się już z RODO”.
Uwaga – tak ustawionej zgody nie można później cofnąć.
Czy pacjent może ponownie potwierdzić zgodę?
Nie. System odnotowuje zgodę jednokrotnie. Jeśli pacjent kliknie ponownie w link, zobaczy komunikat, że zgoda została już udzielona i zapisana.