Ustawienia rejestracji online
Rejestracja online daje możliwość umawiania pacjentów na wizyty za pomocą indywidualnego formularza pokazującego aktualną dostępność gabinetów i specjalistów w danym ośrodku lub gabinecie.
Dzięki temu pacjenci mogą samodzielnie umawiać się na wizyty zgodnie z aktualną dostępnością.
Link do formularza rejestracji dla pacjentów
W ustawieniach znajduje się link do Państwa indywidualnego formularza rejestracji online, widoczny w polu “Adres Twojego formularza rejestracji dla pacjentów”. Wystarczy go kliknąć, aby w nowej zakładce otworzyć aktualny formularz.
Link, pod którym widoczny jest formularz można modyfikować w polu “Nazwa Twojego ośrodka w adresie formularza rejestracji”. Zmiana tego pola pozwala na zmianę drugiej części linku formularza rejestracji, składającej się z 2 członów:
https://rejestracja.dobrygabinet.com/ + część zmienna ustalana w tym polu/
Pole to umożliwia modyfikację właśnie tej zmiennej części. Po edycji należy zawsze kliknąć “Zapisz” na dole strony. Jeśli dana nazwa jest dostępna, system zapisze nową nazwę.
Włączenie i wyłączenie rejestracji online
Pierwszym parametrem w ustawieniach jest możliwość włączenia lub wyłączenia rejestracji online. Ta opcja umożliwia również wyłączenie formularza nawet gdy jest już w użyciu np. na Państwa stronie internetowej. Może się to Państwu przydać, jeżeli aktualnie nie jesteście gotowi do przyjęcia nowych pacjentów. Każda osoba wchodząca wówczas na formularz zobaczy informacje, że Państwa gabinet lub ośrodek wyłączył chwilowo możliwość rejestracji tą drogą.
Jak można wykorzystać link do rejestracji online?
Gotowy link można użyć na wiele sposobów.
-
Można umieścić link pod przyciskiem np. “Umów spotkanie” na własnej stronie internetowej. Jest to bardzo proste i wymaga jedynie ustawienia przekierowania na podany link. Dla ułatwienia podajemy gotowy fragment kodu który można umieścić pod przyciskiem na własnej stronie podmieniając jedynie
link-do-gabinetuna Państwa właściwy adres:<a href="https://rejestracja.dobrygabinet.com/link-do-gabinetu" target="_blank">Umów spotkanie</a> -
Można umieścić link w mediach społecznościowych takich jak Facebook czy Instagram. Wówczas potencjalni pacjenci będą się rejestrować klikając na link bezpośrednio na Państwa stronie na FB czy IG.
-
Można umieścić link w wizytówce Google, która jest widoczna na mapach Google. Dzięki temu osoba wyszukująca gabinetów, która zechce się do Państwa umówić, od razu będzie miała taką możliwość.
-
Można wysłać link bezpośrednio do pacjenta za pomocą wiadomości email, SMS, czy w wybranym komunikatorze.
Możliwości jest bardzo wiele i nie ograniczamy Państwa jedynie do jednej formy użycia formularza.
Odstępy między spotkaniami i ustawienia czasu
W “Ustawieniach czasu” można ustawić parametry rejestracji związane z wyprzedzeniem czasu. Są one brane pod uwagę przez algorytm poszukujący wolnych terminów dla pacjentów dlatego też ich ustawienie jest kluczowe i ma wpływ na liczbę dostępnych przedziałów czasu.
Liczba minut przerwy między spotkaniami
Minuty przerwy między spotkaniami. Po ustawieniu tego parametru po każdym spotkaniu formularz będzie doliczał ustawioną liczbę minut przed udostępnieniem nowego terminu spotkania.
Proponuj nowe spotkanie z odstępami co …
Odstępy między nowymi spotkaniami pozwalają określić momenty, w których spotkania mogą się zaczynać. Należy ustawić odpowiednią wartość wyrażoną w minutach.
Początek spotkań wyznacza godzina rozpoczęcia pracy terapeuty. Dlatego jeśli terapeuta rozpoczyna pracę np. o 8:30, to od tej godziny będą liczone kolejne możliwe przedziały.
Zaokrąglij początek nowych spotkań
Ta opcja pozwala na zaokrąglanie początku kolejnych potencjalnych spotkań do wartości takich jak pełna lub połowa godziny. Po wybraniu np. pełnej godziny jeśli poprzednie spotkanie kończy się o 11:50, a przerwa po spotkaniach ustawiona jest na 0 minut to wówczas nowy termin będzie rozpoczynał się o 12:00. Bez ustawienia tego parametru i przy zerowej przerwie po spotkaniach kolejnym terminem byłaby godzina 11:50.
Minimalne wyprzedzenie przed spotkaniem
Korzystając z wyprzedzenia przed spotkaniem można ustawić na kiedy pierwsze wolne terminy mają być dostępne dla pacjentów. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której terapeuta nie jest przygotowany do pracy i pierwsze spotkanie jest gotowy rozpocząć np. dopiero następnego dnia.
Możliwe opcje wyprzedzenia to 8h, 12h, 24h, 1 dzień, 48h i 2 dni.
Maksymalne wyprzedzenie dla spotkań
Ta opcja umożliwia określenie na ile do przodu otwarty pozostaje kalendarz rezerwacji. Dzięki temu w styczniu nie będzie możliwe umawianie się na spotkania np. na wrzesień, ale maksymalnie do połowy lutego. Możliwe opcje to między 1 a 12 tygodni.
Szukanie precyzyjne
Włączenie ten opcji sprawia, że algorytm będzie dążył do maksymalnego obłożenia terminarza szukając wszystkich możliwych przestrzeni na potencjalne spotkania. Dzieje się to poprzez wyłączenie niektórych zaokrągleń dlatego też może skutkować mniej standardowymi godzinami rozpoczęcia spotkań. Może się więc wydarzyć, iż aby zmieścić spotkanie będzie się ono musiało zacząć o godzinie np. 10:47 zamiast o 10:50.
Automatyczna akceptacja nowych spotkań i ustawienia powiadomień
Automatyczne potwierdzanie nowych próśb o spotkanie
Możesz skonfigurować, aby wszystkie nowe rezerwacje na spotkania z płatnością w gabinecie były automatycznie potwierdzane. Dzięki temu nie musisz ręcznie zatwierdzać każdego spotkania, które pacjent umawia jako płatne na miejscu.
Wystarczy włączyć tę funkcję, aby każde nowe spotkanie zostało natychmiast potwierdzone, co oznacza, że pacjent od razu otrzyma powiadomienie e-mail o potwierdzeniu. Terapeuta może otrzymać powiadomienie o nowym spotkaniu za pośrednictwem wiadomości e-mail lub powiadomienia mobilnego w aplikacji DobregoGabinetu – w zależności od ustawień.
W potwierdzeniu email dla pacjenta znajduje się link do portalu pacjenta umożliwiającym zarządzanie tą wizytą.
Wysyłaj maila/powiadomienia o nowym spotkaniu również do recepcji
W DobrymGabinecie możesz ustawić, aby powiadomienia o nowych spotkaniach były automatycznie wysyłane również do pracowników recepcji. Powiadomienia mogą przychodzić w formie wiadomości e-mail lub poprzez aplikację mobilną. Dzięki temu recepcja jest na bieżąco informowana o nowych rezerwacjach, co szczególnie sprawdza się w większych ośrodkach, gdzie recepcja odpowiada za koordynację grafików terapeutów i musi mieć zawsze aktualne informacje.
Wysyłaj maila/powiadomienia o nowym spotkaniu również do administratorów
Podobnie jak w przypadku recepcji, system może automatycznie wysyłać powiadomienia o nowych spotkaniach również do administratora ośrodka. Administrator może otrzymywać powiadomienia w formie wiadomości e-mail lub poprzez aplikację mobilną. Funkcja ta jest szczególnie przydatna tam, gdzie administrator odpowiada za zarządzanie grafikiem i musi być na bieżąco informowany o nowych rezerwacjach.
Logo formularza
Formularz rejestracji online umożliwia dodanie Państwa logo, które będzie wyświetlane nad formularzem. Domyślnym logo jest logo DobregoGabinetu. Aby je zmienić wystarczy wybrać Państwa logo. Każde logo oczywiście można zmienić, lub też usunąć. Po usunięciu Państwa loga system domyślnie będzie wyświetlał logo DobregoGabinetu.
Ustawienia odwołań
System umożliwia ustawienie czy umówione, ale odwołane spotkania mają pojawić się dostępne terminy dla nowych pacjentów w rejestracji online. Decyduje o tym ustawienie tego parametru. Domyślna wartość “Tak” spowoduje, że odwołane spotkanie stanie się ponownie dostępnym terminem dla innych pacjentów w rejestracji ononline. Przy ustawieniu tej opcji na wartość “Nie” odwołane spotkania nie będą pokazywane jako dostępne dla innych pacjentów w rejestracji online.
Ustawienie tej wartości na “Nie” może być szczególnie przydatne w ośrodkach pracujących cyklicznie z pacjentami, gdzie pojedynczy odwołany termin nie oznacza, że powstaje miejsce na nową terapię długoterminową. Takie miejsce pozostaje wówczas niedostępne dla nowych pacjentów z rejestracji online. Można wówczas umówić ręcznie innych pacjentów np. z listy rezerwowej.
Ustawienia zgód i regulaminów
Formularz rejestracji umożliwia dodanie do niego opcjonalnych linków do Państwa Regulaminu oraz Polityki Prywatności. Po dodaniu przynajmniej jednego z dwóch linków, w drugim kroku rejestracji pacjenta pojawia się obowiązkowy check-box, który wyświetli następującą informację (tu w przypadku podania obu linków, dla Regulaminu i Polityki Prywatności):
Pacjent w momencie rejestracji będzie musiał zaznaczyć znajomość Regulaminu i/lub Polityki Prywatności, które dodaliście Państwa w tych ustawieniach.