Jak wystawić fakturę

Po włączeniu i skonfigurowania faktur w DobrymGabinecie można przystąpić do szybkiego i łatwego wystawiania faktur. Wystarczy kilka kliknięć, aby wystawić fakturę do odbytych spotkań, a następnie wysłać ją do pacjenta. Można ją oczywiście wysłać również do innych odbiorców, takich jak np. księgowa.

Jak wystawić fakturę

Wejdź w zakładkę “Faktury”, a następnie kliknij w przycisk ”+ Nowa faktura”. Po kliknięciu z prawej strony ekranu pojawi się formularz wystawiania faktur.

Patrząc od góry w formularzu można zmieniać:

datę wystawienia,
datę sprzedaży.

Data wystawienia i sprzedaży będzie miała oczywiście wpływ na miesiąc, do którego zostanie zaliczona. Jeśli w danym miesiącu wystawiamy faktury za zeszły miesiąc proszę pamiętać, aby po zapisaniu szukać jej w fakturach za poprzedni miesiąc. Domyślnie bowiem wyświetla się zawsze aktualny miesiąc.

Kolejne pola to:

“Dane sprzedawcy”, które zostaną uzupełnione danymi gabinetu/ośrodka,
“Dane nabywcy”, w których widoczny jest przycisk “Wybierz odbiorcę faktury”.

Po kliknięciu na przycisk “Wybierz odbiorcę faktury” pojawia się jedna z 2 możliwości:

Można wybrać pacjenta z listy obecnych pacjentów.

W polu poniżej należy wyszukać pacjenta, dla którego chcemy wystawić fakturę. Dzięki temu dla “Pozycje na fakturze” będzie można wybrać spotkania odbyte przez tego wybranego pacjenta. Opis tego znajduje się poniżej.
Można wybrać opcję “Nowy klient”, która daje możliwość wpisania ręcznie nowych danych odbiorcy faktury, nie związanych z pacjentami czy odbytymi spotkaniami.

W ten sposób można wystawić fakturę na dane niezwiązane z pacjentami. Można więc w ten sposób wystawić fakturę za przeprowadzone szkolenie, podnajem gabinetu, itp.

Faktura dla istniejącego pacjenta

Po wyszukaniu i wybraniu konkretnego pacjenta dane tej osoby pojawią się w części “Dane nabywcy”.

Jeśli w danych pacjenta brakuje pewnych informacji (np. podane są wyłącznie imię i nazwisko) należy kliknąć przycisk “Edytuj” pod danymi i uzupełnić pozostałe brakujące informacje.

W trybie edycji danych odbiorcy faktury formularz pozwala na określenie czy odbiorca faktury jest odbiorcą typu “Firma” czy “Osoba prywatna”.

Po wybraniu opcji “Firma” pojawia się pole NIP i przycisk “Pobierz dane z CEIDG”, który można kliknąć po wpisaniu NIP. Dzięki temu dane podmiotu pod wpisanym NIP zostaną automatycznie pobrane i uzupełnione wg danych zawartych w CEIDG.

Po uzupełnieniu danych proszę upewnić się, czy wszystkie dane zostały poprawnie dodane. Można również wybrać opcję “Zapisz dane rozliczeniowe”, która spowoduje, że dane tego Odbiorcy zostaną zapisane w jego kartotece (w sekcji “Dane do faktury”) na potrzeby kolejnych faktur.

Faktura dla nowego klienta

Wybierając tę opcję wszystkie rubryki w polu Odbiorca można wpisać ręcznie. Ta opcja przyda się zatem gdy wystawiamy fakturę dla Kontrahenta nie będącego naszym pacjentem. Może to być np. faktura na koniec miesiąca za odbyte szkolenia czy podnajem gabinetu, czy jakąkolwiek inną usługę lub towar niezwiązaną z konkretnym pacjentem.

Dla tej opcji również istnieje możliwość pobrania danych teleadresowych kontrahenta na podstawie numeru NIP, pamiętając o tym, że odpytywany rejestr nie zawiera spółek prawa handlowego.

W dalszym kroku można uzupełnić ręcznie “Pozycję na fakturze” wpisując każdą pozycję ręcznie.

Pozycje na fakturze

Pod danymi Sprzedawcy i Odbiorcy faktury znajduje się część “Pozycje na fakturze”, w której podaje się kolejne elementy faktury. W tym celu należy wybrać przycisk “Dodaj nową pozycję”. Po jego kliknięciu pojawią się 2 przyciski: “Wybierz z listy” oraz “Wprowadź dane ręcznie”.

Wybierz z listy

W przypadku faktury dla istniejącego pacjenta po wybraniu opcji “Wybierz z listy” pojawi się okienko, w którym można wybrać odbyte spotkania z danym pacjentem.

Na górze tego okienka można wybrać przedział czasowy, z którego spotkania chcemy dodać do faktury. Spotkania są podzielone na “Do zapłaty” i “Zapłacone”. Wystarczy wybrać dane spotkanie z listy i kliknąć przycisk “Dodaj spotkanie”.

Po wybraniu spotkania jego dane pojawią się jako osobna pozycja (nowy wiersz) na fakturze.

Można na raz wybrać kilka (np. N) spotkań, które pojawią się jako jeden wiersz na liście pozycji faktur (oczywiście pole “Ilość” będzie odpowiadało N wybranym spotkaniom). Można również dodawać każde ze spotkań pojedynczo, tak aby każde z nich było osobną pozycją (wierszem) na fakturze.

Każdą pozycję na fakturze można edytować zmieniając nazwę usługi czy kwotę podatku VAT. Domyślną nazwą pozycji na fakturze jest nazwa usługi, natomiast formularz pozwala na jej zmianę. Dzięki temu można zamienić pozycję o nazwie “Terapia” na np. “Usługę psychologiczną”.

Wartości pozycji odpowiednio się sumują, biorąc pod uwagę również wybraną stawkę podatku VAT. Dzięki temu nie ma konieczności liczenia tego samodzielnie czy wpisywania wartości brutto/netto.

Wprowadź dane ręcznie

Opcja “Wprowadź dane ręcznie” pozwala na ręczne uzupełnienie faktury bez korzystania z listy odbytych spotkań. Można w ten sposób wpisać wszystkie pola osobno: nazwę, ilość, cenę jednostkową, sumę netto czy stawkę podatku VAT. Po wpisaniu wartości netto kwota brutto zostaje automatycznie obliczona biorąc pod uwagę liczbę pozycji i wybraną stawkę VAT. Tak samo stanie się po wpisaniu kwoty brutto, z której kwota netto zostanie automatycznie obliczona biorąc pod uwagę wybrany podatek VAT.

Termin płatności, uwagi i podstawa zwolnienia z VAT

Formularz pozwala również na zmianę sposobu i terminu płatności, a także statusu faktury (wystawiona, wysłana, opłacona).

Dodatkowe pole Uwagi umożliwia wpisanie np. komentarza dotyczącego podstawy zwolnienia z podatku VAT. Program domyślnie uzupełnia tę część notatki treścią, która najczęściej pasuje do obniżki podatku VAT. Należy jednak sprawdzić czy wprowadzona definicja cytuje właściwą podstawę prawną zwolnienia podatku VAT, a jeśli nie, dostosować ją do własnego przypadku zgodnie z przepisami.

Po uzupełnieniu wszystkich pól należy kliknąć przycisk “Wystaw”.

Po podaniu wszystkich danych fakturę można wysłać mailem do pacjenta wprost z DobregoGabinetu.